Cách truyền đạt vấn đề đến người nghe hiệu quả trong dự án

Truyền đạt vấn đề đến người nghe hiệu quả là quá trình giải thích, truyền tải cho người khác hiểu về một suy nghĩ, ý kiến hay chỉ thị nào đó. 

Cùng meodangian tìm hiểu như thế nào về Cách truyền đạt vấn đề đến người nghe hiệu quả trong dự án nhé!

1. Truyền đạt vấn đề đến người nghe hiệu quả là gì? 

Kỹ năng truyền đạt là khả năng vận dụng lời nói của mình thể hiện cho người đối diện nhằm mục đích: nghe, hiểu, thừa nhận, thực hiện và góp ý.

Truyền đạt trong công việc

2. Các yếu tố liên quan để truyền đạt vấn đề đến người nghe hiệu quả trong dự án

• 01 - Trust relationship: Sự tin tưởng
• 02 - Listening: Lắng nghe.
• 03 - Telling: Nói
• 04 - Mutual understanding: Thấu hiểu lẫn nhau

a. Người nói cần chuẩn bị

• Môi trường thích hợp: thời điểm (mọi người chuẩn bị sẵn sàng), địa điểm (yên tĩnh tăng sự tập trung)
• Thu hút được sự chú ý của người nghe.
• Chuẩn bị thật kĩ những gì muốn truyền đạt: Thông tin rõ ràng, sắp xếp nội dung theo một cách có tổ chức để người nghe có thể thống nhất, dễ dàng ghi nhớ.
• Thái độ tự tin, giọng to rõ, điều chỉnh tông giọng, tốc độ phù hợp, ngắn gọn và súc tích.
• Chú ý vào người nghe, có thể nhìn vào ánh mắt để đoán được suy nghĩ của họ có hiểu vấn đề không? Đặt câu hỏi để xác nhận cách hiểu người nghe có đúng không.

người nói có người nghe

b. Người nghe cần chuẩn bị

• Tập trung, lắng nghe chân thành, lắng nghe 1 cách chủ động với mục đích là muốn hiểu được nội dung người nói 1 cách đầy đủ và chính xác.
• Không ngắt lời, tôn trọng người nói, tôn trọng quan điểm của người khác.
• Phản hồi bằng cách đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến cá nhân.

3. Các phương pháp truyền đạt đến người nghe hiệu quả trong dự án

3.1 5W1H

5W1H là gì.

5W1H: Khi trình bày 1 vấn đề gì đó hãy tự đặt cho mình những câu hỏi dựa trên nguyên tắc 5W1H.

• What (Cái gì)?

Question: Vấn đề ở đây là gì?

• Who(ai?)

Question: Vấn đề được nói đến của ai?

• When?(khi nào)

Question: Vấn đề xảy ra khi nào?

• Where?(ở đâu)

Question: Vấn đề xảy ra ở thao tác nào?

• Why?(Tại sao)

Question: Tại sao lại có vấn đề?

• How?(làm thế nào?)

Question: Làm thế nào để giải quyết vấn đề nêu ra?

3.2 Metaphor để giúp người nghe hiệu quả hơn trong khi bạn truyền đạt

Metaphor (Ẩn dụ) là cách thức mà người ta dùng một sự vật, hiện tượng này để miêu tả cho một sự vật, hiện tượng khác. 

Chẳng hạn như khi training 1 nội dung trong tiêu chuẩn hãy lấy ví dụ tham khảo bằng ảnh dữ liệu hoặc hình ảnh trong thực tế để làm rõ nội dung tiêu chuẩn, người nghe dễ hình dung hơn.

Chúc các bạn có một buổi truyền đạt thật thành công nhé!

Tham khảo thêm về: Mẹo phỏng vấn thành công khi xin việc