Nói đến Excel thì chắc chắn bạn đã biết khá nhiều về nó, nhưng làm sao để hiểu-biết hết trong Excel thì thật là một điều càng khó hơn.
Khi bạn đang là một nhân viên văn phòng và còn yếu về các kĩ năng trình bày hoặc làm tài liệu bằng Excel, vậy hãy tham khảo bài viết này cùng hoccanban của meodangian.vn nhé.
1. Save File đừng quên đặt ô A1
Mỗi khi viết tài liệu xong thì chắc chắn rằng bạn hoặc một người khác phải mở tài liệu của bạn lên.
Lúc này tài liệu mở lên thì có thể đang ở một vị trí khá xa với tiêu đề. Bạn sẽ mất công kéo lên phía trên cũng như làm ảnh hưởng việc trình bày tài liệu của bạn.
Vì vậy, trước khi tắt File hoặc Save File hãy chọn vị trí A1 để lưu.
Ngoài ra, khi mở file vào nhưng đang ở một vị trí khác A1 thì hãy nhanh tay dùng phím tắt: Ctrl+Home nhé! Như vậy nó sẽ quay về vị trí A1 ngay lập tức.
2. Nhập ngày cập nhật(ngày tạo) ra tài liệu
Khi tài liệu của bạn được tạo có thể sẽ phải update nhiều lần/ nhiều ngày hoặc phải lưu lại ngày tạo ra File tài liệu.
Vì vậy, việc nhập ngày tạo hoặc ngày cập nhật tài liệu là điều rất cần thiết trong các tài liệu.
Bạn chỉ cần nhập ngày tạo bên cạnh tiêu đề của bạn bằng phím tắt: Ctrl+: hoặc công thức =TODAY()
3. Mở rộng khoảng cách các ô-cột phù hợp với câu chữ
Khi viết tài liệu hoặc làm 1 bảng quản lí thường các tiêu đề có chữ dài-ngắn khác nhau.
Bạn cần phải canh chỉnh sao cho phù hợp với các chữ viết và nội dung bên trong.
Cách mở rộng khoảng cách cũng như thu hẹp ô-cột như sau:
- Bôi đen toàn bộ nội dung cần điều chỉnh.
- Nhấn phím tắt: “Alt+H+O+I” để chỉnh cột và Bấm phím “Alt+H+O+A” để chỉnh hàng.
4. Làm nổi bật "tiêu đề"
Tiêu đề có thể là điểm bắt đầu và là điểm quyết định tài liệu của bạn ngay từ ban đầu có được xem là tài liệu tốt hay không.
Việc làm nổi bật "tiêu đề" có rất nhiều cách, bạn có thể tự design theo Fomart cell. Trong đó có thể trình bày khung-màu sắc dựa trên Fill-Font chữ-màu chữ và kích cỡ chữ-in đậm cho nổi bật phù hợp với tiêu đề của bạn.
5. Trừa khoảng trống 1 hàng dưới tiêu đề khi dẫn vào nội dung
Khi tiêu đề sát với bảng thì nó sẽ được đánh giá là "tiêu đề bảng" chứ không giống tiêu đề File.
Vì vậy cần giữ khoảng cách ra với bảng để nhìn vào sẽ dễ nhận thấy được Tiêu đề với mục đích chính gì trong tài liệu.
6. Thống nhất Font chữ trong tài liệu
Tài liệu nếu bạn cùng sử dụng nội dung như nhau nhưng Font chữ khác nhau thì sẽ bị điểm trừ ngay.
Đơn giản là bạn hãy xác định Font chữ ban đầu bằng cách bôi đen toàn bộ và chọn cùng 1 Font chữ. Nên sử dụng Font chữ thông thường như Times New Roman hoặc Arial.
7. Thống nhất kích thước kí tự trong bài viết
Ngoài Font chữ ra thì kích thước kí tự cần phù hợp vào mắt người xem cũng như nội dung nào cần có kích thước lớn nhỏ.
Kích thước chữ có thể đánh giá được nội dung đó quan trọng hay không, như các tiêu đề-các điểm mục chính thì chúng ta cần phải cho kích thước lớn hơn nội dung.
8. Phần trăm của số liệu nên biểu thị ở chữ số thập phân thứ hai
Khi có một tài liệu gì liên quan đến số liệu dựa trên tỷ lệ phần trăm thì bạn nên chỉ định đến số thập phân thứ hai.
Điều này giúp cho người xem có thể quyết định làm tròn nó lên hay không dựa theo mức độ quan trọng từng con số nhỏ đó.
Sau khi có tý lệ % hãy kích chuột phải chọn Fomart Cell>Number>Percentage>Decimal places: 2.
9. Đặt tên cho mỗi Sheet trong tài liệu
Khi tài liệu của bạn chứa nhiều Sheet khác nhau, bạn cần phải đặt tên từng sheet ứng với các tài liệu trong sheet đó.
Mục đích để người xem có thể tới các sheet ứng với nội dung ban đầu.
Bạn có thể cho màu vào các sheet để bắt mắt người xem hơn bằng cách kích chuột phải chọn Tab Color và chọn màu tùy ý.
10. Tóm lại
Ngay cả khi bạn đã nhận ra rằng việc trình bày tài liệu là quan trọng với bạn hay chưa.
Có rất nhiều cách khác để bạn có thể trình bày hoặc tạo một tài liệu hoàn chỉnh.
Bạn phải có cái nhìn tổng quát lại tài liệu của mình dựa trên tâm lí người mà bạn trình bày, nội dung phù hợp-mục tiêu rõ ràng và đặc biệt đối với cấp trên của bạn.
Đừng ngừng ngại chia sẻ với người khác để nhận lại nhiều điều hay khác nhé!